Crisis Room: Open Air Event Management Simulator

ITS Turismo Liguria · Event Management

Crisis Room

Entra nella regia di un grande evento outdoor e gestisci in tempo reale meteo, fornitori, sicurezza, sponsor, budget e comunicazione di crisi.

⏱ 3–7 minuti 🎯 Simulazione a scenari interattiva con timer e debrief immediato Digitale
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Obiettivo

Far capire il ruolo dell’Event Manager nella progettazione e conduzione di un evento: analisi dei rischi e piano B, gestione fornitori, sicurezza e capienza, relazione con sponsor e stakeholder, priorità di budget, crisis communication, debrief post-evento e sostenibilità.

Storia / contesto

Anno 2026, Space Academy ITS. Il giocatore entra nella Crisis Room, la regia di un festival turistico-culturale outdoor con 800 ospiti, sponsor, artisti e fornitori collegati in diretta.

Sei l’Event Manager di turno: ogni alert che arriva in regia — meteo, service, ingressi, sponsor o social — richiede una decisione entro 30 secondi. Ogni scelta modifica il livello di controllo dell’evento e viene seguita da un breve debrief tecnico.

Materiali

  • Versione digitale: web app mobile-first accessibile da smartphone tramite link o QR code.
  • Supporto consigliato: smartphone personale degli studenti e un eventuale totem/monitor per demo e classifica.
  • Contenuti: 8 scenari professionali, feedback tecnico dopo ogni scelta, mini sfida finale di setup palco, schermata risultati e collegamento al corso.
  • Audio: effetti sonori e musica synthwave con possibilità di mute.

Prove dell’attività

N° Titolo Domanda o situazione Risposta corretta Messaggio didattico
1 Allerta meteo Festival outdoor con 800 ospiti: è previsto un temporale forte fra 45 minuti. Cosa fai per primo? Attivi subito il piano B al coperto e avvisi lo staff. Il piano B si attiva prima che il rischio si concretizzi: serve tempo per spostare pubblico, artisti e tecnica in sicurezza.
2 Fornitore in ritardo A 2 ore dall’apertura il service audio comunica che il tecnico arriverà con 1 ora di ritardo. Chiami il fornitore backup e negozi un intervento urgente. Un Event Manager deve ridurre i single point of failure e avere sempre alternative pronte.
3 Capienza al limite La sala può ospitare 500 persone. Ne sono entrate 480 e fuori c’è ancora coda con biglietto valido. Blocchi l’ingresso al raggiungimento della capienza massima e informi il pubblico. La capienza è un limite di sicurezza e di legge, indipendentemente dai biglietti venduti.
4 Lo sponsor Gold Uno sponsor Gold chiede all’ultimo minuto 5 minuti sul palco, ma la scaletta è già in ritardo. Proponi un’alternativa di valore equivalente che non comprometta la scaletta. La gestione degli stakeholder richiede negoziazione e soluzioni win-win.
5 Ultimi 3.000 € Restano 3.000 €: rinforzare la security o migliorare il catering VIP? Rinforzi la security. La priorità è sicurezza → esperienza core → esperienza VIP.
6 Crisi sui social Un piccolo incidente senza feriti genera post allarmisti sui social. Come reagisci? Pubblicazione ufficiale rapida con fatti, misure prese e contatto per informazioni. Nella crisis communication vale la regola: first, fast, factual.
7 Il giorno dopo L’evento è finito. Qual è la prima attività nei giorni successivi? Debrief con team e fornitori entro 48–72 ore. Il debrief trasforma l’esperienza in conoscenza utile per gli eventi successivi.
8 Evento sostenibile Un cliente corporate chiede un evento sostenibile. Quale intervento ha più impatto reale? Location vicina, fornitori locali ed eliminazione del monouso. Mobilità, filiera e riduzione dei materiali incidono più di interventi puramente simbolici.
BONUS Setup Palco Hai 12 secondi per selezionare solo gli elementi corretti del setup palco. Scegli gli elementi utili ed evita quelli errati. Sul campo velocità e precisione devono lavorare insieme.

Codice finale

T7391

Esito

  • Positivo: Evento salvato: hai gestito meteo, fornitori, sicurezza, sponsor, budget e comunicazione senza perdere il controllo della regia.
  • Negativo: Evento da rivedere: servono nuove verifiche su piano B, sicurezza, gestione fornitori, priorità di budget e comunicazione di crisi.

Competenze collegate

  • Progettazione e pianificazione eventi
  • Risk management e piani di emergenza
  • Sicurezza, normativa e capienze
  • Gestione fornitori e contrattualistica
  • Sponsorship e stakeholder management
  • Budgeting e controllo dei costi
  • Comunicazione, PR e crisis communication
  • Project management e gestione del tempo
  • Analisi post-evento e reportistica
  • Sostenibilità degli eventi
  • Problem solving e gestione dello stress

Fonti

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